Garaj ve Oto Kaporta Yönetim Sistemi

Hasar tespitten teslime kadar yedi aşamalı akış: araç fotoğrafları, kaporta-boya-işçilik fiyatlandırması, onay, randevu, iş emri ve teslim. Fatura, kasa ve çek takibi aynı sistemde.

Demo Talep Et

Kaporta atölyesinde süreç nerede kopuyor?

Bir kaporta atölyesinde iş, aracın kabulüyle başlar ve teslimle biter; ama gerçekte onlarca küçük adım vardır. Hasar tespiti kağıda yazılır, fotoğraflar telefondan kaybolur, parça fiyatı ayrı bir yerden sorulur, müşteri veya sigorta onayı beklenirken iş durur, teslimde “bu hasar sonradan mı oldu?” tartışması çıkar.

Geliştirdiğimiz sistem bu adımların tamamını tek bir kayıt üzerinde yürütür. Her aşama, o aşamada kimin ne yaptığını gösterecek şekilde kayıt altına alınır; geri dönüş gerektiğinde iş bir önceki adıma alınabilir.

Yedi aşamalı iş akışı

  1. Müşteri ve araç: araç kartı, sürücü ve ruhsat sahibi bilgileri, sigorta şirketi veya sigortasız durumu.
  2. Hasar tespit: araç şeması üzerinde parça bazlı hasar işaretleme, dört cephe fotoğraf ve evrak ekleme.
  3. Yedek parça: değişecek parçaların kalem kalem fiyatlandırılması.
  4. PDF ve onay: tespit formunun PDF olarak çıkarılması ve müşteri/sigorta onayına sunulması.
  5. Randevu: onay sonrası aracın atölyeye alınacağı tarihin planlanması.
  6. İş emri: kaporta, boya, işçilik ve parça kalemleriyle iş emrinin açılması.
  7. Kontrol ve teslim: teslim öncesi fotoğraflar, ibraname ve teslim tarihi.

Hasar tespiti: araç şeması ve fotoğraflar

Hasar tespiti, sistemin en kritik adımı. Araç marka ve modeline göre tanımlı gövde şeması üzerinde hasarlı parçalar işaretlenir; böylece “hangi parça, hangi işlem” sorusu tek ekranda netleşir. Araç kabulünde ön, arka, sağ ve sol cepheden fotoğraf çekilir; teslimde aynı açılardan fotoğraf alınarak öncesi-sonrası kaydı tamamlanır.

Bu kayıt, teslim sonrası doğabilecek “bu hasar bende yoktu” tartışmalarını ortadan kaldırır. Sigortalı işlerde poliçe bilgisi de aynı kayda bağlanır.

Kaporta, boya, işçilik ve parça ayrı ayrı

Atölyede tek bir “toplam tutar” yazmak hem müşteriye hem de kârlılığı görmek isteyen işletmeye yetmez. Sistem, her parça için kaporta ve boya bedelini, işçilik kalemlerini ve yedek parça tutarlarını ayrı satırlarda tutar; genel toplam otomatik hesaplanır. Hangi işin gerçekten kâr bıraktığı böylece görülür.

Onay, randevu ve iş emri

Hasar tespiti tamamlandığında form PDF olarak üretilir ve ilgili ekibe gönderilir. Onay geldiğinde randevu oluşturulur ve müşteriye WhatsApp üzerinden otomatik bilgilendirme yapılır. Randevu takvimi Odoo takvimiyle bütünleşik çalışır; atölyenin dolu olduğu günler görülür.

İş emri aşamasında kaporta, boya, işçilik ve parça kalemleri tek belgede toplanır; iş emri PDF’i sorumlu ekibe iletilir.

Teslim

İş tamamlandığında teslim fotoğrafları yüklenir, ibraname eklenir ve teslim tarihi kaydedilir. Müşteriye aracının hazır olduğuna dair WhatsApp mesajı otomatik gider. Teslim edilen araç, geçmişiyle birlikte kayıt altında kalır.

Fatura, kasa ve çek takibi

Sistemin ayırt edici tarafı, atölye süreciyle finansın aynı yerde yürümesi:

  • Fatura: çoklu para birimi, KDV hariç/dahil, satır bazlı iskonto ve tutarın yazıyla okunuşu (matbu fatura formları için).
  • Tahsilat ve ödeme: faturaya bağlı tahsilat kaydı, kısmi ödeme ve cari bakiye takibi.
  • Kasa: para birimi bazlı kasa bakiyesi; günlük tahsilat ve ödeme toplamları.
  • Çek: gelen ve giden çekler, vade takibi ve vadesi yaklaşan çekler için otomatik hatırlatma.
  • Masraf ve alış faturası: kategori bazlı gider kaydı, KDV hesabı ve tedarikçi carisi.

Bildirimler

Aşama değiştiğinde ilgili grup otomatik bilgilendirilir. Bildirimler Telegram üzerinden mesaj ve PDF ek olarak iletilebilir; randevu ve teslim bilgisi müşteriye WhatsApp ile gönderilir. Gün içinde hangi araç hangi aşamada, kasada ne kadar tahsilat var — tüm bunlar günlük özet raporu olarak otomatik paylaşılır.

Bildirim kuralları role göre tanımlanır: yönetici, muhasebe ve atölye kullanıcısı farklı bilgileri alır.

Roller ve yetkilendirme

Sistem üç temel rolle çalışır: yönetici, muhasebe ve kullanıcı. Her rol yalnızca yetkili olduğu ekranları görür; muhasebe finans tarafını yönetirken atölye kullanıcısı iş akışına odaklanır.

Sıkça sorulan sorular

Mevcut araç ve müşteri kayıtlarımız aktarılabilir mi?

Evet. Müşteri, araç ve geçmiş iş kayıtları sistemin yapısına uygun şekilde aktarılır.

Araç şeması her marka için var mı?

Marka ve modele göre şema tanımlanabilir. Yeni bir model eklendiğinde şablon olarak sisteme yüklenir.

Sigortalı ve sigortasız işler ayrı takip edilebiliyor mu?

Evet. Sigorta şirketi ve poliçe bilgisi kayda eklenir; sigortasız işler ayrıca işaretlenir.

WhatsApp ve Telegram birlikte kullanılabilir mi?

Evet. Müşteri bilgilendirmesi WhatsApp üzerinden, ekip bildirimleri ve PDF paylaşımı Telegram üzerinden yürütülebilir.

Fatura ve kasa muhasebeyle uyumlu mu?

Fatura, tahsilat, masraf, çek ve kasa aynı veri üzerinde çalışır; cari bakiye otomatik güncellenir.

Sistemi deneyebilir miyiz?

Evet. Demo talebinde bulunarak iş akışını kendi senaryolarınızla birlikte görebilirsiniz.

Demo Talep Edin

Atölyenizin akışını birlikte değerlendirelim; hasar tespitten teslime kadar sistemi kendi senaryonuzla gösterelim.

Demo Talep Et

Diğer çözümlerimiz